¿Cómo se reconoce una buena primera tarea?
Hacemos cinco preguntas. Si la respuesta es sí en tres o más, la tarea es buena candidata.
- Se repite cada semana, o cada día.
- Alguien copia datos de un sitio a otro: del correo al programa, de un PDF a una hoja de cálculo, del chat al CRM.
- Las reglas caben en una página: qué dato va dónde y qué se hace cuando falta.
- Un error cuesta dinero o tiempo: una factura mal contabilizada, una cita perdida, horas que no se facturan.
- Los datos ya están en digital, aunque estén repartidos.
¿Qué tareas suelen ser las primeras?
Son las que más se repiten en despachos, asesorías y pymes de servicios. La última columna dice dónde aporta la IA, porque no siempre hace falta.
| Tarea | Qué hace la aplicación | Dónde entra la IA |
|---|---|---|
| Facturas que llegan por correo | Lee la factura y deja proveedor, fecha, base e IVA listos en tu programa de contabilidad | Leer documentos que no siempre tienen el mismo formato |
| Horas y tareas del equipo | Registra en el CRM lo que cada persona cuenta en el chat, con cliente, proyecto y horario | Entender un mensaje escrito como se habla y resumirlo en dos líneas |
| Citas y recordatorios | Da, cambia y recuerda citas por WhatsApp o correo, y pasa las dudas a una persona | Responder con lenguaje natural dentro de unas reglas |
| Expedientes y plazos | Reúne los documentos de cada expediente y avisa de los vencimientos | Clasificar documentos y sacar fechas |
| Portal del cliente | El cliente sube documentos y consulta cómo va lo suyo sin llamar | Solo si hay que clasificar lo que sube |
| Presupuestos | Monta el presupuesto con tu plantilla y los datos del cliente | Redactar el borrador, que revisa una persona |
Un ejemplo con datos inventados lo tienes en la portada: la factura que llega por correo y se apunta sola.
¿Cuándo basta un programa estándar?
Una aplicación a medida no siempre es la respuesta. Recomendamos un programa estándar cuando:
- La tarea es igual en todas las empresas de tu sector, como las nóminas o la contabilidad general.
- Ya hay un programa que lo hace y a tu equipo le cuesta poco adaptarse a él.
- El volumen es pequeño: si pasa una vez al mes, automatizarlo rara vez compensa.
En el diagnóstico te lo decimos por escrito. Si la respuesta es un programa estándar, te decimos qué buscaríamos y por qué.
¿Cómo lo decidimos contigo?
Con el diagnóstico con enfoque aplicación, de dos semanas. Empieza con una reunión de 2 horas y termina con una reunión de entrega de 1 hora y un informe escrito que recoge:
- Los procesos que hoy se hacen a mano.
- Tres casos priorizados.
- El alcance funcional del primero.
- Un presupuesto cerrado por hitos.
- Las ayudas que encajan con el proyecto.
Datos clave
- Diagnóstico
- 2 semanas, con informe escrito
- Reuniones
- Arranque de 2 horas y entrega de 1 hora
- Resultado
- Informe escrito con tres casos, alcance y presupuesto
- Pagos del desarrollo
- 30 % al firmar, 40 % al aprobar la versión en pruebas y 30 % en la puesta en marcha
- El código
- Es del cliente
Preguntas frecuentes
¿Y si la tarea es pequeña?
Mejor. Una tarea pequeña que se repite cada semana es el mejor comienzo: se construye antes, se mide antes y el equipo se acostumbra. Después se añaden las demás.
¿La IA decide sola?
No. La aplicación prepara el trabajo y una persona lo da por bueno antes de que cuente: la factura antes de contabilizarse, el registro antes de facturarse. El código también lo revisa una persona.
¿De quién es la aplicación?
Tuya. El código es del cliente, y en la puesta en marcha enseñamos a usarla a las personas que la van a usar.